מילאתם את הטופס, סרקתם את תלושי השכר, צירפתם אישור לימודים, ואז הגעתם לשדה האחרון: "מכתב אישי". שורה אחת של הנחיה, קובץ ריק, וערב שלם שנשרף מול מסך לבן. אותו דבר קורה בצד השני, אחרי הזכייה, כשמגיעה בקשה לכתוב מכתב תודה לתורם ואף אחד לא הסביר מה בדיוק אמורים להגיד שם.

שני המכתבים האלה קצרים. יחד הם פחות מ־600 מילים. הם רק דורשים לדעת מה נכנס בכל פסקה, ואת זה אף אחד לא מלמד. אז הנה שני שלדים, פסקה אחר פסקה, שאפשר לפתוח מולם מסמך ולמלא.

שני מכתבים, שתי מטרות שונות לגמרי

הבלבול הכי נפוץ הוא כתיבת אותו מכתב פעמיים. זה נראה הגיוני, שהרי מדובר באותה מלגה ובאותו אדם, אבל הקורא השתנה וגם המשימה.

מכתב הבקשה: מה הקרן באמת מחפשת

ועדת מלגות מחלקת סכום מוגבל בין הרבה מועמדים שכולם עומדים בתנאי הסף. הצורך הכלכלי כבר מופיע בטפסים ובאישורי ההכנסה, ולכן המכתב לא נועד להוכיח אותו שוב. הוא נועד לענות על שאלה אחרת: למה דווקא הסטודנט הזה יסיים את התואר, וישתמש במלגה כדי להתקדם ולא רק כדי לשרוד עוד סמסטר.

מכאן נגזר הכלל המרכזי: כל משפט במכתב צריך להוסיף עובדה שלא מופיעה בטופס. אם כתבתם שאתם עובדים כדי לממן את הלימודים, הוסיפו כמה שעות בשבוע. אם כתבתם שאתם מתנדבים, הוסיפו איפה, כמה זמן, ובאיזה תפקיד. מספר אחד עושה יותר מפסקה של רגש.

השלד, פסקה אחר פסקה

פסקה 1, זהות ובקשה (2 עד 3 משפטים). מי אתם, מה אתם לומדים, איפה, באיזו שנה, ולאיזו מלגה אתם פונים. בלי הקדמה. פתיחה לדוגמה: "שמי נועה לוי, סטודנטית שנה ב' לעבודה סוציאלית באוניברסיטת בר אילן, ואני פונה בבקשה למלגת הקרן לשנת הלימודים הקרובה."

פסקה 2, הרקע בעובדות (4 עד 6 משפטים). הנסיבות שהביאו אתכם לבקש: מצב משפחתי, מימון עצמי, מילואים, עלייה, מחלה, הורות. כותבים מה קרה ומה ההשלכה המעשית, בלי תיאורים דרמטיים. פתיחה לדוגמה: "אני מממנת את הלימודים ואת מגוריי בכוחות עצמי, ועובדת 22 שעות שבועיות במשמרות ערב." אם יש נסיבות חריגות, משפט אחד ענייני עליהן חזק יותר מפסקה שלמה.

פסקה 3, מה עשיתם עם מה שהיה לכם (3 עד 5 משפטים). זו הפסקה שמשכנעת. ממוצע, קורס שבו הצטיינתם, עבודה שקיבלה ציון גבוה, התנדבות, תפקיד בחברה, מעבר מוצלח בין מסלולים. הרעיון פשוט: להראות שגם בתנאים הנוכחיים הצלחתם לייצר תוצאה. פתיחה לדוגמה: "למרות היקף העבודה, סיימתי את שנה א' בממוצע 87, ואני מלווה שני תלמידי תיכון בשיעורי עזר במסגרת תוכנית של האגודה."

פסקה 4, מה המלגה תשנה בפועל (3 עד 4 משפטים). כאן רוב האנשים כותבים "המלגה תעזור לי מאוד". זה משפט מבוזבז. תרגמו את הסכום לשינוי מדיד. פתיחה לדוגמה: "המלגה תאפשר לי לצמצם את היקף העבודה מ־22 שעות שבועיות לכ־10, ולהקדיש את הזמן שיתפנה לסמינריון ולקורס סטטיסטיקה שדחיתי בשנה שעברה." אם המלגה מיועדת לתחום מסוים, חברו אותה לתוכנית שלכם באותו תחום.

פסקה 5, סגירה (2 משפטים). תודה קצרה על העיון בבקשה, ונכונות לעמוד בתנאי המלגה, למשל שעות התנדבות או השתתפות במפגשים. בלי "אשמח לענות על כל שאלה" ובלי הבטחות גדולות.

לפני שליחה, קראו את המכתב וסמנו כל משפט שאפשר להעתיק כמו שהוא לבקשה של סטודנט אחר. כל משפט כזה הוא משפט למחיקה. מתי בכלל להתחיל לכתוב ולאילו קרנות להגיש, מפורט במדריך המלא למלגות ולוח הזמנים השנתי.

מכתב התודה: מי באמת קורא אותו

אחרי הזכייה מגיעה לעיתים בקשה למכתב תודה, ולפעמים גם לתמונה. זה נשמע כמו פורמליות אבל זה לא. בקרנות רבות המלגה נושאת שם של אדם, משפחה או חברה, והמכתב שלכם מגיע אליהם ממש. הוא זה שמשכנע אותם לחדש את התרומה בשנה הבאה, כלומר להמשיך לממן את המלגה שסטודנט אחר יקבל.

לכן מכתב תודה גנרי הוא הזדמנות שהוחמצה. התורם לא צריך לדעת שאתם אסירי תודה, הוא מניח את זה. הוא רוצה לדעת מה קרה בפועל בזכות הכסף. לפני שכותבים, שווה לבדוק במערכת ההגשה או במייל של הקרן אם יש שם דוגמאות והנחיות, כי לרוב יש, וזה חוסך חצי מהעבודה.

השלד, פסקה אחר פסקה

פסקה 1, תודה ישירה (2 משפטים). שם המלגה ושנת הלימודים, ותודה בגוף ראשון. פתיחה לדוגמה: "ברצוני להודות לכם על מלגת הקרן שקיבלתי לשנת הלימודים תשפ"ז."

פסקה 2, מי אני (2 עד 3 משפטים). תמצית קצרה: מה לומדים, באיזו שנה, ולמה בחרתם בתחום. משפט אחד על הסיבה מספיק, והוא הופך אתכם מאדם אנונימי לאדם ספציפי.

פסקה 3, מה המלגה שינתה (3 עד 4 משפטים). הלב של המכתב. משהו קונקרטי אחד: ויתרתם על משמרת שבועית, שילמתם את המקדמה על שכר הלימוד במועד, קניתם מחשב נייד במקום ללמוד בספרייה, נרשמתם לקורס נוסף. פתיחה לדוגמה: "בזכות המלגה הפחתתי משמרת אחת בשבוע, וזה מה שאפשר לי להירשם לסמינריון שדחיתי בשנה שעברה."

פסקה 4, לאן זה הולך וסגירה (2 עד 3 משפטים). מה אתם מתכננים לעשות עם התואר, במשפט אחד עד שניים, ותודה חוזרת קצרה. אם המלגה קרויה על שם אדם, אזכור מכובד שלו כאן מתאים מאוד.

חמישה משפטים שכדאי להוציא מכל מכתב

• "מאז ומתמיד חלמתי ללמוד את התחום הזה." כולם כותבים את זה, ואי אפשר לאמת את זה. החליפו בסיבה קונקרטית אחת.
• "אין לי מילים להודות לכם." יש לכם מילים, זה בדיוק מה שהמכתב הזה. כתבו מה השתנה.
• "אני בטוח שאני המועמד הראוי ביותר." ההשוואה למועמדים אחרים היא תפקיד הוועדה, לא שלכם.
• "מצבי הכלכלי קשה מאוד." בלי נתון אחד לצידו זה משפט ריק. שעות עבודה בשבוע, גובה שכר דירה או מספר הנפשות שנתמכות אומרים הרבה יותר.
• "לולא המלגה הייתי נאלץ להפסיק את הלימודים." אם זה מדויק, כתבו למה במשפט אחד. אם לא, זו הגזמה שוועדה מנוסה מזהה מיד.

ולבסוף, פרט טכני שמפיל מכתבים טובים: שמרו כקובץ PDF בשם ברור שכולל את שמכם ואת שם המלגה, ודאו שהתאריך והשנה מעודכנים, והחליפו את שם הקרן בכל מקום שבו הוא מופיע לפני שאתם שולחים את אותו שלד לקרן הבאה. מכתב שמודה לקרן הלא נכונה נפסל לפני שקראו את המשפט השני.